Verwalten von Mitarbeiterdokumenten

RZBneo bietet Ihnen die Möglichkeit Dokumente zu Ihren Mitarbeitern im System zu hinterlegen. Somit können Sie z.B. alle Nachweise zu den Qualifikationen und sonstige Dateien des Mitarbeiters an einem Ort aufbewahren.

Es gibt zwei Möglichkeiten Dokumente hinzuzufügen und zu verwalten: 

1. Über die Tabelle Dokumente
2. Über das Stammdatenblatt des einzelnen Mitarbeiters

Tabelle Dokumente

Hochladen von Dokumenten

Öffnen Sie den Menüpunkt Dokumente. Klicken Sie unterhalb der Tabelle auf Eintrag hinzufügen um eine neue Datei im System hochzuladen und einem Mitarbeiter zuzuordnen. 

1. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, für welchen Sie das Dokument hinzufügen möchten. 
2. Sie haben zwei Freitextfelder zur systematischen Benennung Ihrer Datei zur Verfügung. Wir empfehlen ein Benennungsmuster festzulegen, um die Filterung und Suche nach Dokumenten zu vereinfachen.
3. Tragen Sie das Datum des Dokuments ein. Dies kann z.B. das Datum der Überprüfung oder das Ausstellungsdatum des Zertifikats sein.
4. Ordnen Sie, wenn gewünscht, die Datei der Tauglichkeitsuntersuchung, der Überprüfung der allgemeinen Fachkenntnis, einer weiteren Überwachung oder eine bzw. mehreren bestehenden Kenntnissen des Mitarbeiters zu. 
5. Ziehen Sie die Dateien per Drag and Drop in das dafür vorgesehene Feld oder klicken Sie darauf um die Datei über den Explorer hochzuladen. 
6. Speichern Sie die Datei in RZBneo mit einem Klick auf Änderungen speichern.

Verwalten bestehender Dokumente 

Wählen Sie sich den gewünschten Eintrag in der Tabelle aus und Klicken Sie auf das Stiftsymbol in der Aktionsleiste dieses Eintrags, um die Bearbeitungsmaske zu öffnen. Anschließend können Sie die hinterlegten Daten ändern, das Dokument einem anderen Triebfahrzeugführer zuordnen sowie die hinterlegte Datei neu hochladen bzw. austauschen. Sie können den Eintrag des Weiteren als Nachweis entweder der Tauglichkeitsuntersuchung, der Überprüfung der Fachkenntnisse, einer weiteren Überwachung oder einer bzw. mehreren bestehenden Kenntnissen des Triebfahrzeugführers zuordnen. 

Beispiele für eine strukturierte Benennung von Dokumenten

Sie möchten den Nachweis für eine Schulung erfassen: Vergeben Sie dafür z.B. den Dateinamen RFU 2022 und tragen Sie im Feld Beschreibung die geschulten Kenntnisse ein (z.B. PZB, Ks). 

Sie möchten den Nachweis zu einer Auffrischung der Kenntnisse zu einer bestimmten Baureihe erfassen: Vergeben Sie dazu z.B. den Dateinamen BR-Auffrischung und tragen Sie in das Beschreibungsfeld V100 ein.

Dokumentenverwaltung über die Tabelle Triebfahrzeugführer

Um die Dokumente eines Mitarbeiters über die Tabelle Triebfahrzeugführer zu verwalten, gehen Sie auf das Stiftsymbol eines Eintrages. Klicken Sie dort im Bereich weitere Informationen auf die Schaltfläche. Dort können Sie über die Schaltfläche Dokument hinzufügen ähnlich wie bei der Tabelle Dokumente Einträge hinzufügen.

Weiterhin besteht die Möglichkeit zu einer Tauglichkeitsuntersuchung, zu verschiedenen Kenntnissen, zu einer weiteren Überwachung und zu einer Sicherheitsschulung Dokumente hinzuzufügen, indem Sie in der jeweiligen Kachel auf Dokument hinzufügen drücken (siehe Bild, Bsp. Tauglichkeitsuntersuchung).