Versenden von Formularen

In RZBneo lassen sich ausgewählte Formulare an das Eisenbahnbundesamt versenden. Ein Versand erfolgt immer an eine festgelegte E-Mail-Adresse:
tfs-stelle@eba.bund.de

Um ein Formular versenden zu können, muss dieses durch einen Administrator für den Versand aktiviert werden.

Voraussetzungen

Hinterlegen der Ansprechperson und Aktivierung des Versands

Das Formular zur Erklärung zu Beginn bzw. Ende der Tätigkeit als Triebfahrzeugführende Person erfordert die Angabe einer Ansprechperson im Unternehmen. Diese muss für jede Organisationseinheit festgelegt werden.

Öffnen Sie den Menüpunkt Verwaltung -- Ausstellende Organisationseinheit und die Bearbeitungsansicht einer Ihrer Organsiationseinheiten. Ergänzen Sie im Abschnitt EBA-Kontaktinformationen die notwendigen Angaben.

Anschließend können Sie den Direktversand der Formulare, durch Setzen des Häkchens und Speichern der Änderungen, aktivieren.

Aktivierung eines Formulars

Als Administrator oder Benutzer mit Schreibrechten für die Formulartabelle, können Sie über den Menüpunkt Verwaltung -- Formulare für einzelne Formulare den E-Mail-Versand aktivieren. Öffnen Sie die Bearbeitungsansicht des Tabelleneintrags zum gewünschten Formular. Setzen Sie den Haken, umd en Formularversand zu aktivieren:

Versendbare Formulare

Der Versand ist für die folgenden Formulare gedacht:

• Erklärung zu Beginn der Beschäftigung als Triebfahrzeugführende Person
• Erklärung zu Ende der Beschäftigung als Triebfahrzeugführende Person
• Erklärung zur regelmäßigen Überprüfung der Fachkenntnisse

Das Formular für den Antrag auf Erteilung eines Triebfahrzeugführerscheins kann nicht automatisch per E-Mail an das Eisenbahnbundesamt versendet werden, da nicht alle Daten, die für das Ausfüllen dieses Formulars erforderlich sind, in RZBneo zur Verfügung stehen. Sie können den Antrag mit vorhandenen Daten befüllen lassen und diesen anschließend downloaden und lokal weiterbearbeiten.

Ein Formular versenden

Gehen Sie zum Menüpunkt Triebfahrzeugführer und suchen Sie den gewünschten Triebfahrzeugführer in der Liste. Klicken Sie im Aktionsbereich auf die drei Punkte, um weitere Aktionen anzuzeigen. Wählen Sie die Aktion Formular auswählen.

In der sich öffnenden Maske wählen Sie das gewünschte Formular aus und klicken Sie auf E-Mail an EBA vorbereiten.

Sie haben nun die Möglichkeit das Datum des Formulars anzupassen (Standardeinstellung = aktuelles Datum), eine Unterschrift auf das Formular einzufügen sowie eine E-Mail-Adresse anzugeben, an welche eine Kopie der versendeten E-Mail an das EBA übermittelt wird. Hier ist automatisch die E-Mail-Adresse ihres Benutzeraccounts hinterlegt.

Zeigen Sie eine Vorschau des zu versendenden Formulars an und prüfen Sie dieses auf Richtigkeit und bestätigen Sie dies durch Setzen des Häkchens.

Klicken Sie auf Senden um das geprüfte Dokument per E-Mail an das EBA zu übermitteln.

Textinhalt der E-Mail an das EBA

Folgender Standardisierter Text wird bei Versand eines Formulars an das EBA übermittelt:

Betreff: [CN]: [FN] ([LN])	

Sehr geehrte Damen und Herren, 
hiermit übermittelt das Unternehmen [CN] das Formular zur [FN] des Triebfahrzeugführers mit der Triebfahrzeugführerscheinnummer [LN].
Das Formular wurde durch [UFN] [ULN] versendet. 
Mit freundlichen Grüßen,
[UFN] [ULN]