02-2026 Formularversand und Dokumentenablage

Was ist neu?

Beim Generieren von Formularen über die Triebfahrzeugführertabelle besteht nun die Möglichkeit bestimmte Formulare direkt an das Eisenbahnbundesamt aus RZBneo heraus zu versenden. Manuelle Zwischenschritte (Herunterladen, eigenes E-Mail-Programm öffnen, Adressat auswählen etc.) entfallen damit.

Diese Funktion ist für folgende Formulare gedacht:

• Erklärung zu Beginn der Beschäftigung als Triebfahrzeugführende Person
• Erklärung zu Ende der Beschäftigung als Triebfahrzeugführende Person
• Erklärung zur regelmäßigen Überprüfung der Fachkenntnisse

Voraussetzungen

1. Hinterlegung der Ansprechpartnerdaten pro Organisationseinheit
   Für jede Organisationseinheit muss vor der ersten Nutzung des automatischen Versands die Ansprechpartners im Unternehmen durch einen Administrator hinterlegt werden.
   Dies ist über den Menüpunkt "Verwaltung" - "Ausstellende Organisationseinheiten" und Bearbeitung der entsprechenden Organisationseinheit möglich.
2. Steuerung, welche Formulare automatisch versendet werden dürfen
   In der Formularverwaltung ist ein neues Flag verfügbar, mit dem Formulare gekennzeichnet werden können, die für den automatischen Versand an das EBA freigegeben sind. Diese Einstellung kann nur durch einen Administrator geändert werden.
3. • Nur entsprechend markierte Formulare können direkt aus RZBneo per E-Mail versendet werden.
   • Durch Entfernen des Flags lässt sich der automatische Versand für einzelne Formulare jederzeit deaktivieren.

Welche Vorteile haben Sie?

• Zeitersparnis: Kein manuelles Erstellen und Versenden von E-Mails mehr – der Versand erfolgt direkt aus RZBneo.
• Weniger Fehlerquellen: Die E-Mail-Adresse der EBA-Ansprechperson ist zentral hinterlegt; Tippfehler in Adressen oder falsche Empfänger werden vermieden.
• Bessere Nachvollziehbarkeit: Durch die Vorschaltmaske sehen Sie auf einen Blick die wichtigsten Daten des Formulars und können das Versanddatum gezielt anpassen.
• Flexibilität: Über das Formular-Flag steuern Sie selbst, welche Formulare automatisch versendet werden sollen und welche nicht.

Zentrale Aktualisierung von Formularen des EBA

Was ist neu?

Ab sofort werden die aktualisierten Formulare des Eisenbahnbundesamts automatisch in allen Instanzen zur Verfügung gestellt. Diese zentral verwalteten Formulare lassen sich nicht individuell bearbeiten. Damit wird sichergestellt, dass immer die neuste Version des Formulars bereitsteht.

Folgende Formulare werden zentral verwaltet:

• Erklärung zu Beginn der Beschäftigung als Triebfahrzeugführende Person
• Erklärung zu Ende der Beschäftigung als Triebfahrzeugführende Person
• Erklärung zur regelmäßigen Überprüfung der Fachkenntnisse
• Antrag auf Erteilung eines Triebfahrzeugführerscheins

Wie Sie ein individuelles Formular nutzen können

Um ein zentral verwaltetes Formular zu individualisieren, können Sie eine Kopie dieses Formulars erstellen und selbstständig über den Formulareditor anpassen. Bitte beachten Sie, dass bei Aktualisierung des Urspungsformular Ihr individuelles Formular nicht angepasst wird und Sie dieses erneut manuelle kopieren und anpassen müssen.

Überarbeitete Dokumentenablage

Was ist neu?

Die Dokumentenablage in RZBneo ermöglichte es Ihnen bisher Dokumente (Nachweise, Zertifikate, Überprüfungsprotokolle etc.) zentral im System zu hinterlegen und einem Triebfahrzeugführer zuzuordnen.
Ab sofort bietet die Dokumentenablage zusätzlich die Möglichkeit, Dokumente direkt an Kenntnisse und Überwachungen des Triebfahrzeugführers zu knüpfen.

Wie Sie die neue Dokumentenablage verwenden

Über den Menüpunkt "Dokumente"

Wie bisher finden Sie im Menüpunkt "Dokumente" alle bisher hochgeladenen Dokumente. Durch Bearbeitung bestehender Einträge können Sie diese nun auch nachträglich an Kenntnisse und Überwachungen knüpfen.

Über das Stammdatenblatt der Triebfahrzeugführer

Im Stammdatenblatt finden Sie neben bestehenden Kenntnissen und Überwachungen nun entweder ein ➕, welches symbolisiert, dass zu dieser Kenntnis oder Überwachung noch kein Dokument hochgeladen wurde, oder ein Downloadsymbol, über welches das verknüpfte Dokument gedownloadet werden kann.

Neben dem bekannten Button zum Anzeigen der Dokumente des Triebfahrzeugführers, welcher die Dokumenten-Tabelle aufruft, befindet sich nun ein Button zur Dokumentenverwaltung des Triebahrzeugführers. Die sich öffnende Ansicht gibt einen Überblick zu allen vorhandenen Dokumenten des Tf und ermöglicht ebenso das Hinzufügen weiterer Dateien. Hier lässt sich auch das Gesamtpaket des Tf herunterladen.

Anwendungshinweise

Es können weiterhin freie Bezeichnungen und Beschreibungstexte für Dokumente hinterlegt werden.

Das Datum des Dokuments sollte dem des Erwerbs (falls es sich um den Nachweis des Erwerbs einer Kenntnis handelt) oder dem Datum der letzten Überprüfung entsprechen, um den Bezug zwischen Dokument und erfolgter Überprüfung herzustellen.

Formulare über die ausstellende Organisationseinheit steuern

Was ist neu?

Formulare für die Zusatzbescheinigung (ZB) und den zugehörigen Nachweis können jetzt zentral pro ausstellender Organisationseinheit verwaltet werden.
Die bisherige Möglichkeit, Formulare individuell je Nutzer zu hinterlegen, bleibt weiterhin bestehen. Wird ein Formular jedoch über die Organisationseinheit bereitgestellt, entfällt die manuelle Auswahl bei der Ausstellung einer Zusatzbescheinigung – das System greift automatisch auf das hinterlegte Formular zu.

Welchen Vorteil haben Sie?

Wenn in Ihrem Unternehmen unterschiedliche Organisationseinheiten unterschiedliche Formulare verwenden, stellt diese Neuerung sicher, dass bei der Ausstellung einer Zusatzbescheinigung immer das richtige Formular genutzt wird.
Zudem profitieren Sie von einer zentralen und deutlich einfacheren Pflege: Formularwechsel, Versionsupdates oder inhaltliche Anpassungen müssen nur noch an einer Stelle vorgenommen werden und gelten sofort für alle zugehörigen Nutzer. Das reduziert Fehler, spart Zeit und erhöht die Prozesssicherheit.