--- title: "E-Mail-Benachrichtigungen zu auslaufenden Fristen" url: "https://support.rzbneo.de/de/article/e-mail-benachrichtigungen-zu-auslaufenden-fristen" language: "de" last_updated: "2026-07-31T09:04:59.644Z" --- # E-Mail-Benachrichtigungen zu auslaufenden Fristen RZBneo versendet automatisch E-Mail-Erinnerungen zu bevorstehenden und abgelaufenen Fristen von Triebfahrzeugführern. Das System prüft die Fristen jede Nacht und informiert die zuständigen Empfänger, wenn Handlungsbedarf besteht. Es gibt zwei unabhängige Versandarten: - **Persönliche Benachrichtigungen:** Jeder registrierte Benutzer legt selbst fest, welche E-Mails er an seine Anmeldeadresse erhalten möchte. - **AOE-Verteilerlisten:** Administratoren können Verteilerlisten für eine ausstellende Organisationseinheit (AOE) einrichten. Die Empfänger müssen kein RZBneo-Konto besitzen. So können beispielsweise gemeinsame Funktionspostfächer benachrichtigt werden. Jeder Versandversuch wird in einem durchsuchbaren **Audit-Log** gespeichert. ## Benachrichtigungen öffnen Die Seite **Notifications** ist über das Hauptmenü für jeden angemeldeten Benutzer erreichbar. - **Standardbenutzer** sehen ausschließlich ihre persönlichen Einstellungen. - **Administratoren** sehen die drei Registerkarten **Einstellungen**, **AOE Listen** und **Audit Logs**. Die Registerkarte **Einstellungen** funktioniert für Administratoren und Standardbenutzer identisch. Administratoren konfigurieren dort ebenfalls nur ihre eigenen persönlichen Benachrichtigungen. * * * ## Persönliche Benachrichtigungen aktivieren Jeder Benutzer verfügt über einen eigenen Einstellungsdatensatz. Die beiden Versandintervalle können unabhängig voneinander aktiviert werden. ### ![](https://cdn-assets.productfruits.com/bb690f82-5127-4893-8e74-b38d7cbd49f2) Versandintervalle | Einstellung | Bedeutung | | --- | --- | | **Wöchentliche Zusammenfassungen** | Eine Zusammenfassung jeden Montagmorgen für die kommende Woche | | **Tägliche Warnungen** | Eine tägliche E-Mail zu fälligen Fristen und Fristen, die in den Benachrichtigungszeitraum eingetreten sind | Beide Einstellungen sind standardmäßig deaktiviert. Neue Benutzer erhalten daher zunächst keine Benachrichtigungen. ### Fristenkategorien Die Kategorien legen fest, welche Fristarten in den E-Mails berücksichtigt werden. Aktuell werden Benachrichtigungen für diese Kategorien erzeugt: - **Tauglichkeit** - **Allgemeine Fachkenntnis** - **Kenntnis** - **Führerscheinablauf** - **Weitere Überwachung** - **Zusatzbescheinigung** Ist RZBneo+ Bestandteil Ihrer Lizenz können zusätzlich Benachrichtigungen für folgende Kategorien aktiviert werden: - **RZBneo+ Aufgaben** - **RZBneo+ Funktionen** Bei persönlichen Benachrichtigungen sind die Kategorien standardmäßig aktiviert. Sobald ein Versandintervall aktiviert wird, erhält der Benutzer daher grundsätzlich Benachrichtigungen für die unterstützten Kategorien. Einzelne Kategorien können bei Bedarf deaktiviert werden. ### Empfängeradresse überschreiben Optional kann eine alternative Empfängeradresse eingetragen werden. Alle persönlichen Benachrichtigungen werden dann an diese Adresse gesendet, während die Anmeldeadresse des Benutzerkontos unverändert bleibt. Damit können Benachrichtigungen beispielsweise an ein Team-Postfach oder eine private Adresse weitergeleitet werden. ### Benachrichtigungszeitraum Der Benachrichtigungszeitraum wird nicht auf der Seite **Notifications** eingestellt. RZBneo verwendet die bereits im System konfigurierte **Vorlaufzeit**. Standardmäßig beträgt sie 90 Tage. Dadurch stimmen die Fristen in den E-Mails mit den Fristen auf den Dashboard-Karten und in den Fristenansichten überein. Persönliche Benachrichtigungen beziehen sich auf alle Triebfahrzeugführer des Unternehmens – nicht nur auf die Fahrer der eigenen AOE. * * * ## AOE-Verteilerlisten verwalten Administratoren können unter **Notifications → AOE Listen** Verteilerlisten erstellen und verwalten. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/d91433e6-dfb1-4362-b26c-bea846d4fd81) Eine Verteilerliste enthält folgende Einstellungen: | Feld | Beschreibung | | --- | --- | | **Name** | Frei wählbare Bezeichnung, beispielsweise „Rufbereitschaft“ oder „Wöchentliche Managementübersicht“ | | **Ausstellende Organisationseinheit** | Ausstellende Organisationseinheit. Bestimmt, über welche Fahrer die Liste informiert | | **Empfänger** | Eine oder mehrere E-Mail-Adressen, durch Kommas getrennt | | **Frequenz** | Wöchentliche und tägliche Benachrichtigungen, unabhängig voneinander | | **Kategorien** | Die verfügbaren Fristenkategorien | | **Benachrichtigungssprache** | Sprache der E-Mails | | **Aktiv** | Aktiviert oder deaktiviert die Liste | ℹ️ Die Empfänger müssen nicht als Benutzer in RZBneo registriert sein. ℹ️ Versandintervalle und Kategorien sind für neue Verteilerlisten standardmäßig deaktiviert, ein Administrator muss sie ausdrücklich aktivieren. 💡 Eine AOE kann mehrere Verteilerlisten besitzen. So können beispielsweise wöchentliche Zusammenfassungen an die Geschäftsführung und tägliche Benachrichtigungen an ein Bereitschaftspostfach gesendet werden. AOE-Verteilerlisten berücksichtigen die Triebfahrzeugführer, die der jeweiligen ausstellenden Organisationseinheit zugeordnet sind. ### Fester Benachrichtigungszeitraum für Verteilerlisten AOE-Verteilerlisten verwenden immer einen festen Benachrichtigungszeitraum von **90 Tagen**. Die persönliche Vorlaufzeit eines Benutzers oder die Vorlaufzeit des Unternehmens wird für Verteilerlisten nicht übernommen. ### Verteilerliste deaktivieren Eine Liste kann deaktiviert werden, ohne sie zu löschen. Dadurch wird der Versand sofort gestoppt. Die Einstellungen und die bisherige Versandhistorie bleiben erhalten. Nur Administratoren dürfen AOE-Verteilerlisten erstellen, bearbeiten oder löschen. Diese Einschränkung verhindert, dass reguläre Benutzer Benachrichtigungen mit personenbezogenen Fristdaten an eigene oder nicht autorisierte Adressen umleiten. * * * ## Wann werden E-Mails versendet? RZBneo führt zwei geplante Versandvorgänge aus: - **Tägliche Benachrichtigungen:** jeden Tag um 07:00 Uhr UTC - **Wöchentliche Zusammenfassungen:** montags um 07:00 Uhr UTC Der tägliche Versand erfolgt auch an Wochenenden und Feiertagen. Die Uhrzeit wird in UTC verarbeitet. Während der mitteleuropäischen Sommerzeit entspricht 07:00 Uhr UTC beispielsweise 09:00 Uhr Ortszeit. ### Tägliche Benachrichtigungen Eine Frist wird in der täglichen E-Mail berücksichtigt, wenn sie: - am aktuellen Tag fällig ist, - sich bereits innerhalb des Benachrichtigungszeitraums befindet oder - seit höchstens sieben Tagen abgelaufen ist. ℹ️ Die Berücksichtigung abgelaufener Fristen dient als Nachholmechanismus. Wenn ein geplanter Versand beispielsweise wegen einer Wartung oder eines Systemausfalls ausfällt, wird die Frist beim nächsten erfolgreichen Versand noch berücksichtigt. Fristen, die länger als sieben Tage abgelaufen sind, werden nicht rückwirkend gesammelt versendet. ### Wöchentliche Zusammenfassung Die E-Mail am Montag ist in drei Abschnitte gegliedert: | Abschnitt | Inhalt | | --- | --- | | **Diese Woche** | Fristen, die innerhalb der nächsten sieben Tage fällig werden | | **Eintritt in den Benachrichtigungszeitraum in den vergangenen sieben Tagen** | Fristen, deren Benachrichtigungszeitraum in der vergangenen Woche begonnen hat | | **In den vergangenen sieben Tagen neu abgelaufen** | Fristen, die in der vergangenen Woche abgelaufen sind | Auch leere Abschnitte werden angezeigt. In diesem Fall erscheint der Hinweis **„Keine Fristen in diesem Zeitraum.“** * * * ## Warum wird dieselbe Frist nicht täglich wiederholt? Jede Frist erzeugt pro Empfängeradresse höchstens zwei Benachrichtigungen: 1. **Hinweis:** sobald die Frist erstmals innerhalb des Benachrichtigungszeitraums erkannt wird 2. **Fälligkeit:** sobald die Frist erstmals am Fälligkeitsdatum oder danach erkannt wird Danach werden für diese Frist keine weiteren regelmäßigen Erinnerungen versendet. Die Zustellung wird pro Empfängeradresse gespeichert. Wenn eine Frist an mehrere Adressen einer Verteilerliste gesendet wird, wird jede Adresse unabhängig behandelt. Wird eine Frist verlängert oder erneuert, gilt das neue Datum als neue Frist. Der Benachrichtigungszyklus beginnt dann erneut. Wenn ein Versand fehlschlägt, wird die Frist nicht als zugestellt markiert und beim nächsten Versand erneut versucht. Mehrere fehlgeschlagene Zustellversuche und anschließend ein erfolgreicher Versand sind daher normal. * * * ## Sprachen ### Persönliche Benachrichtigungen Persönliche E-Mails werden immer in der Sprache der persönlichen Benutzeroberfläche erstellt. Wenn die E-Mails in einer anderen Sprache erscheinen sollen, muss der Benutzer seine Spracheinstellung ändern. ### AOE-Verteilerlisten Bei Verteilerlisten wird die Sprache direkt in der Liste über **Benachrichtigungssprache** festgelegt. Das ist erforderlich, weil externe Empfänger möglicherweise keine RZBneo-Benutzer sind und deshalb keine persönliche Oberflächensprache besitzen. Verfügbare Sprachen: - Deutsch - Englisch - Slowakisch - Niederländisch Mit **An die Sprache des Empfängers anpassen** kann die Sprache für gemischte Verteilerlisten angepasst werden: - Registrierte RZBneo-Benutzer erhalten die E-Mail in ihrer eigenen Sprache. - Nicht registrierte Empfänger erhalten die Sprache der Verteilerliste. Ist die Option deaktiviert, erhalten alle Empfänger die in der Verteilerliste eingestellte Sprache. * * * ## Audit-Log prüfen Administratoren finden unter **Notifications → Audit Logs** eine durchsuchbare Übersicht aller Versandversuche. ### Angezeigte Informationen - Zeitstempel - Empfängeradresse - Quelle, also Benutzer oder AOE-Verteilerliste - Kategorie - Versandintervall - Status ### Filter Das Audit-Log kann nach folgenden Kriterien gefiltert werden: - Status - Quelle - Empfängeradresse über eine freie Textsuche ### Status | Status | Bedeutung | | --- | --- | | **Success** | Die E-Mail wurde an den Mailserver übergeben | | **Failed** | Der Versandversuch ist fehlgeschlagen. Die SMTP-Fehlermeldung wird in den Details gespeichert | | **Skipped** | Es gab keine passenden Fristen oder alle passenden Fristen wurden bereits benachrichtigt | Beim Öffnen eines Eintrags werden zusätzliche Details angezeigt. Dazu gehört auch die Trigger-Referenz, die die konkrete auslösende Frist identifiziert: ``` ::: ``` Diese Referenz hilft bei der Beantwortung der Frage, warum ein bestimmter Empfänger eine E-Mail erhalten hat. Die Empfängeradresse wird direkt im Audit-Eintrag gespeichert. Die Versandhistorie bleibt daher auch erhalten, wenn das zugehörige Benutzerkonto später gelöscht wird. * * * ## Abmeldung von E-Mail-Benachrichtigungen Die E-Mails enthalten keinen Abmeldelink. - Benutzer können ihre persönlichen Benachrichtigungen in ihren eigenen Einstellungen deaktivieren. - Externe Empfänger einer AOE-Verteilerliste können sich nicht selbst abmelden. - Ein Administrator muss die betreffende Adresse aus der Liste entfernen oder die Verteilerliste deaktivieren. * * * ## FAQ ### Ich habe Benachrichtigungen aktiviert, erhalte aber keine E-Mail Prüfen Sie: 1. Ist mindestens ein Versandintervall aktiviert? 2. Sind die gewünschten unterstützten Kategorien aktiviert? 3. Gibt es Fahrer mit Fristen innerhalb des Benachrichtigungszeitraums? 4. Gibt es im Audit-Log Einträge mit dem Status **Skipped**? ### Warum erhalte ich eine E-Mail zu einem Fahrer, der nicht meiner AOE zugeordnet ist? Persönliche Benachrichtigungen beziehen sich auf alle Triebfahrzeugführer des Unternehmens. Sie sind nicht auf die AOE des Benutzers beschränkt. AOE-Verteilerlisten berücksichtigen dagegen nur die Fahrer der jeweiligen ausstellenden Organisationseinheit. ### Ich erhalte wiederholt Erinnerungen zur gleichen Frist Eine Frist sollte höchstens eine Hinweis- und eine Fälligkeitsbenachrichtigung erzeugen. Prüfen Sie, ob das Fristdatum zwischenzeitlich geändert oder die Frist erneuert wurde. Ein neues Datum startet einen neuen Benachrichtigungszyklus. ### Eine Person erhält weiterhin E-Mails, obwohl sie das Unternehmen verlassen hat Entfernen Sie die Adresse aus der entsprechenden AOE-Verteilerliste oder deaktivieren Sie die Liste. Eine externe Empfängeradresse kann sich nicht selbst über einen Abmeldelink entfernen. ### Die E-Mail wird in der falschen Sprache versendet Bei persönlichen Benachrichtigungen bestimmt die Sprache der Benutzeroberfläche die E-Mail-Sprache. Bei AOE-Verteilerlisten können Sie die **Benachrichtigungssprache** ändern oder **Adapt to recipient's language** aktivieren. ### Eine E-Mail wurde nicht zugestellt Öffnen Sie **Notifications → Audit Logs** und filtern Sie nach dem Status **Failed**. Öffnen Sie den betreffenden Eintrag und prüfen Sie die gespeicherte SMTP-Fehlermeldung.